Efisiensi merupakan kata yang sering diabaikan oleh organisasi perusahaan. Sering kali perusahaan tidak memiliki standard dalam menentukan tingkat efisiensi yang harus dibangun oleh suatu department, padahal biaya operasional suatu department jika bisa kita hitung dan diefisiensikan kembali akan menjadi laba perusahaan dan meningkatkan profit perusahaan. Minimal perusahaan bisa lebih eksis dalam menjalankan roda organisasi. Bagaimana kita menghitung efisiensi? Itu harus bisa dilakukan oleh suatu department tersendiri yang melakukan penghitungan ulang setiap minggu atau setiap bulan sehingga target efisiensi bisa dicapai oleh perusahaan. Misalnya efisiensi penggunaan kertas kerja, dari sekian banyak hasil print pasti ada yang reject, dan itu harus dihitung untuk menentukan juga kenapa bisa reject dan bagaimana mengatasinya agar tidak terjadi dikemudian hari.
Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu kegiatan dengan hasilnya. Menurut
definisi ini, efisiensi terdiri atas 2 unsur yaitu kegiatan dan hasil dari kegiatan tersebut.
Efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya
sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.
Efisiensi dilakukan sebagai salah satu bentuk perbaikan yang bertujuan untuk mengoptimalkan sumber daya dalam suatu perusahaan
Dalam salah satu inisiatif perbaikan dikenal istilah KAIZEN yang artinya perbaikan yang berkelanjutan. Esensi dasar dari KAIZEN adalah: sederhana dan langsung dikerjakan. KAIZEN adalah salah satu bagian kunci implementasi Lean Six Sigma. Jadi KAIZEN didefinisikan sebagai tindakan perbaikan yang dilakukan secara bertahap dan terus menerus, dimana sifat perbaikan tersebut sederhana dan bisa diselesaikan dalam waktu yang singkat
Langkah-langkah yang harus dilakukan oleh perusahaan ketika akan melakukan KAIZEN adalah:
1. Memilih tim. Setiap tim terdiri dari minimal 3 orang, dimana satu orang yang paham tentang proses, sementara dua lainnya adalah orang yang tidak familiar dengan proses tersebut. Bisa jadi yang dipilih adalah supplier atau customer proses yang diobservasi
2. Tim diberikan briefing secara singkat yang berdurasi 2-4 jam. Briefing ini diperlukan untuk memberikan dasar-dasar melakukan KAIZEN termasuk bagaimana mengobservasi yang benar. Briefing ini juga bertujuan untuk saling mengenal tim dan pembagian peran dan tanggung jawab
3. Tim diminta untuk melakukan observasi ke lapangan secara langsung dan mengidentifikasi proses yang bernilai tambah dan yang tidak. Untuk memudahkan biasanya tim diberi bekal kamera recorder untuk merekam . Contoh proses-proses yang layak diobservasi (direkam adalah):
- Waktu yang dibutuhkan untuk Order release ke lantai produksi
- Waktu set-up
- Waktu yang dibutuhkan untuk proses pengepakan
- Cell layout/ aliran material
- Aliran informasi atau dokumen
- Lot size dan WIP, dll
4. Tim melakukan analisa dan menyusun daftar prioritas solusi yang fokus pada eliminasi pemborosan, mempercepat cycle time dan memperlancar flow
5. Solusi harus sudah bisa diimplementasi dalam jangka waktu yang singkat (1-2 minggu), dan hasilnya dapat dilihat secara visual dan diukur langsung dengan melakukan observasi sekali lagi setelah perbaikan dilakukan. Apabila solusi tidak bisa dilakukan secara cepat, maka akan dijadikan rekomendasi
6. Langkah terakhir adalah melakukan standarisasi dari perbaikan yang sudah dilakukan, dan juga melakukan tindak lanjut atau ekskalasi dari rekomendasi solusi yang tidak bisa dilakukan secara cepat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar